Author: Koen Mariën

GAM_101_06: Forms en Sheets gebruiken om een oudercontact te organiseren

Wie houdt er nu niet van spreadsheets?

Om GAM nog nuttiger te maken, wil je nog straffere dingen in bulk doen. Om dat te bereiken, ga je veel informatie willen gestructureerd aanroepen. Hiervoor kan je in een ideale wereld een database gebruiken. Is die drempel wat hoog of “schiet je daarmee met een mug op een olifant”? Dan is een spreadsheet een mooi compromis.
Enige kennis van functies in een spreadsheet is voor deze tutorial aangewezen. Ik gebruik hier en daar functies zoals =tekst.samenvoegen en =substitueren. Voor de meeste IT-admins mag dat geen probleem vormen.
Bijkomend voordeel van een spreadsheet? Google Forms kan jouw spreadsheet vullen. Denk hierbij aan afspraken inplannen in een agenda, gegenereerde mails op basis van een formulier, …

In deze tutorial zullen we een voorbeeld maken van een oudercontact.
Ouders kunnen registreren voor een oudercontact met de klastitularis en een voorkeursperiode opgeven. Dat is de manier waarop wij op onze school trouwens ook de oudercontacten inplannen: een medewerker van het secretariaat optimaliseert zo de puzzel voor ouders en leerkrachten.
Hier kan je een voorbeeld van zo’n formulier kan je hier zien.

In het formulier vraag je dus naar
– De naam van de leerling
– Welke leerkracht willen ze spreken (meerkeuze)?
– Voorkeursmoment (meerkeuze)?
– Mailadres ouder (om de uitnodiging te versturen

Dit zijn de antwoorden die in het formulier verzameld werden:

Nadat de inschrijvingen afgerond zijn, voeg je een tabblad toe.
Om de hele zaak overzichtelijk te houden voeg je enkele kolommen toe
– 1 nieuwe kolom A (de meest links dus)
– 6 kolommen tussen Voorkeur en MailOuder
1. Dag
2. StartUur
3. StartUurGecorrigeerd
4. EindUurGecorrigeerd
5. GAM_start
6. GAM_eind

Dag

Dit is de datum waarop het oudercontact plaats zal vinden in formaat YYYY-mm-dd (4 karakters voor jaar, 2 voor maand, 2 voor dag)

StartUur

In deze kolom noteert je het uur dat je zal toekennen in formaat hh:mm (2 karakters voor uur, 2 voor minuten in 24-uursindeling)

StartUurGecorrigeerd

Hier vang je het verschil tussen UTC en CET op. De formule is
=[StartUur]-TIJD(0;60;0) Vervang [StartUur] door de cel waarin StartUur staat.

EindUurGecorrigeerd

Bepaal wanneer de afspraak eindigt. Dit is niet erg van belang, de Meet wordt niet ongeldig wanneer de tijd verstreken is. Ik neem meestal 20m. De formule is
=[StartUurGecorrigeerd]+TIJD(0;[duur];0) Vervang [duur] door bv. 20 om een afspraak van 20 minuten te maken staat.

GAM_start

Hierin bundelen we Dag en StartUurGecorrigeerd tot het datumformaat dat GAM lust. Dit is de formule:

=TEKST.SAMENVOEGEN(TEKST([Dag];"YYYY-mm-dd");"T";TEKST([StartUurGecorrigeerd];"hh:mm:ss");".000Z")

Ik kleed even de formule uit:
– We gebruiken TEKST.SAMENVOEGEN omdat we uiteindelijk 1 string (karakters in volgorde) moeten hebben die het beginmoment voorstelt.
– TEKST([Dag];"YYYY-mm-dd")zet de datumnotatie van [Dag] om in platte tekst in het formaat “YYYY-mm-dd”.
– Tussen de dag en het uur moet een letter T staan.
– TEKST([StartUurGecorrigeerd];"h:mm:ss") zet de tijdnotatie van [StartUurGecorrigeerd] om in platte tekst in het formaat “YYYY-mm-dd”.
– Na het beginuur moet .000Z staan.

GAM_eind

Deze wordt naar analogie van GAM_start opgebouwd, maar met EindUurGecorrigeerd.

De eerste kolom

In deze kolom gaan we met TEKST.SAMENVOEGEN het GAM-commando opstellen. Het moet er uiteindelijk als volgt uitzien:

gam calendar [e-mail leerkracht] addevent summary [Titel afspraak] attendee [e-mail ouder] hangoutsmeet notifyattendees start [GAM_start] end [GAM_eind]

In mijn werkblad heb ik de volgende kolommen:
– A: Hier komt de formule voor GAM
– B: Naam leerling
– C: Naam leerkracht
– D: Voorkeur uit formulier
– E: Dag
– F: StartUur
– G: StartUurGecorrigeerd
– H: EindUurGecorrigeerd
– I: GAM_start
– J: GAM_eind
– K: E-mail ouder

Dit is de formule:

=TEKST.SAMENVOEGEN("gam calendar ";TEKST.SAMENVOEGEN(SUBSTITUEREN(C2;" ";"");"@uwdomein.com");" addevent summary ";TEKEN(34);"Oudercontact ";B2;TEKEN(34);" attendee ";L2;" hangoutsmeet notifyattendees start ";J2;" end ";K2)

Even toegelicht:
– Met TEKST.SAMENVOEGEN bekomen we het uiteindelijke GAM-commando. De stukken tekst die samengevoegd dienen te worden, worden gescheiden door een puntkomma. Letterlijke tekst staat tussen dubbele aanhalingstekens.
– TEKST.SAMENVOEGEN(SUBSTITUEREN(C2;" ";"");"@uwdomein.com") maakt van de naam van de leerkracht het e-mailadres van de leerkracht. In dit geval is dat opgebouwd als voornaamnaam@domein.com Worden de e-mailadress opgebouwd als voornaam.naam@, dan wordt de formule TEKST.SAMENVOEGEN(SUBSTITUEREN(C2;" ";".");"@uwdomein.com")
– TEKEN(34) is de formule die je nodig hebt om dubbele aanhalingstekens in een formule op te nemen zonder dat die invloed hebben op de formule. We hebben dat hier nodig omdat er een spatie staat in de titel (summary) van de afspraak tussen “Oudercontact” en de naam van de leerling. We zetten de naam van de leerling in de titel zodat de leerkracht in zijn Google agenda een oplijsting van de leerlingen heeft.

Over naar GAM

Selecteer en kopieer de inhoud van kolom A
Maak een nieuw bestand aan in je Shell Editor (zie Bulk operaties) en noem het oudercontact.csv

Plak het klembord in de file en genereer alle afspraken met volgend commando:

gam batch oudercontact.csv

GAM 101_05: Calendar en Google Meet

Een uiterst krachtige functie van GAM is het genereren van afspraken in de agenda van een gebruiker. Ik gebruik dit binnen onze school o.a. om lessen afstandsonderwijs en oudercontacten in te plannen

Afspraken met gasten hebben ook Google Meet!

Dat is dé krachtpatser van GAM voor Google Calendar. Niet alleen krijgen de gasten die je aan een event koppelt een e-mail, maar ze worden ook automatisch uitgenodigd voor een unieke Google Meet. Bijkomend voordeel is dat jij de eigenaar van het item bepaalt. Die heeft dus ook de volledige controle over de gegenereerde Google Meet (micro muren, externen toelaten, stoorzenders verwijderen, opnames maken, …)

De vereiste parameters:
– calendar het e-mailadres van de host
– addevent maak een event aan
– summary hoe wil je dat het event heet?
– location waar vindt het event plaats?
– description beschrijving van het event
– attendee wie wil je uitnodigen (individueel)?
– notifyattendees verstuur een uitnodiging via mail
– hangoutsmeet voeg een Meet toe
– start en end begin- en einddatum en uur.

UTC en RFC3339

De klok van je Google Cloud Shell staat in UTC. Die loopt dus (vandaag in wintertijd alvast) 1u achter op Belgische tijd. Je kan dit makkelijk checken in je terminal door even het commando date uit te voeren. Je ziet dan “hoe laat het in je Cloud is”.
Het vereiste datumformaat in GAM is RFC3339. Het ziet er als volgt uit:

YYYY-MM-DDThh:mm:ss.000Z

3 minuten na middag op 1 december 2020 wordt dus: 2020-12-01T12:03:00.000Z
Hou rekening met Belgische tijd vs. UTC, dus het wordt dan: 2020-12-01T13:03:00.000Z

Samengevat: Maak een afspraak in de agenda van John en nodig de andere Beatles uit om 16u in de namiddag van 3 december 2020 wordt in GAM:

gam calendar john.lennon@uwdomein.com addevent summary "Eénmalige reünie Beatles" location "Saville Row, London, UK" description "Breng a.u.b. je instrument mee voor dit event" attendee George.harrison@uwdomein.com attendee ringo.starr@uwdomein.com attendee Paul.mccartney@uwdomein.com notifyattendees hangoutsmeet start 2020-12-03T17:00:00.000Z end 2020-12-03T20:00:00.000Z

Je leest dit als:

gam calendar john.lennon@uwdomein.com addevent Maak een event in de agenda van John
summary "Eénmalige reünie Beatles" Noem het Eénmalige reünie Beatles
location "Saville Row, London, UK" Stel de locatie in op Savile Row in London (link naar Google Maps wordt gemaakt!)
description "Breng a.u.b. je instrument mee voor dit event" Voeg ook een notitie toe
attendee George.harrison@uwdomein.com attendee ringo.starr@uwdomein.com attendee Paul.mccartney@uwdomein.com notifyattendees Nodig gasten uit en stuur ze een e-mail
hangoutsmeet Genereer een unieke code voor Google Meet
start 2020-12-03T17:00:00.000Z end 2020-12-03T20:00:00.000Z Definieer start en einde van de afspraak (beide zijn vereist!)

 

Oudercontacten?

In een volgende tutorial toon ik hoe je met een Google Form ouders kan laten intekenen voor een oudercontact en met bulk operaties de afspraken mét unieke Google Meet-codes kan aanmaken voor leerkrachten en ouders. Uiteraard met e-mails en herinneringen.

GAM 101_04: Eenvoudige bulk operaties!

Niemand doet graag “papegaaienwerk”

Niks frustrerender dan repetitieve taken doen als IT’er. In de admin-console van je Google-omgeving kan je werken met spreadsheets, maar dat kan je dus ook met GAM. In deze tutorial zullen we in navolging van de vorige “bulkoperaties” uitvoeren. Dat wil zeggen dat je met één commando meerdere acties onderneemt.

Werken met een csv-bestand

Csv staat voor “Comma Separated Values”. Dit is het makkelijkst te vergelijken met een werkblad van een spreadsheet: de rijen van de spreadsheet worden regels in de csv en de kolommen worden ipv door lijnen gescheiden door een komma.
De eerste lijn bevat de kolomnamen.
Een csv-bestand van de 3 resterende Beatles zou er dan als volgt uitzien:

e-mail,firstname,lastname,OU
paul.mccartney@uwdomein.be,Paul,McCartney,Beatles
george.harrison@uwdomein.be,George,Harrison,Beatles
ringo.starr@uwdomein.be,Ringo,Starr,Beatles

 

Gebruikers aanmaken in bulk

GAM CREATE USER

We gaan bovenstaande csv gebruiken om de 3 resterende Beatles in GAM aan te maken en in de juiste OU te stoppen.
Het commando om een csv te gebruiken in GAM is:

gam csv <bestandsnaam> gam <commando>

Ik prefereer om de csv in de Shell Editor te plaatsen. Maak een nieuwe file en noem hem beatles.csv
Bekijk hier hoe je dat doet:

De code die we gaan gebruiken, zal het volgende doen:

Open de csv genaamd beatles.csv en doe met elke lijn het volgende:
Maak de gebruiker aan met e-mail, voornaam en achternaam. Die informatie staat in de volgorde e-mail, firstname, lastname

Door in het commando met een ~ te werken, weet GAM dat wat na de ~ komt, overeenstemt met de ‘kolomnaam’ uit de eerste lijn.

De code wordt dus:

gam csv beatles.csv gam create user ~e-mail firstname ~firstname lastname ~lastname

Proberen maar!

Wil je checken of de gebruikers aangemaakt zijn? Dat kan ook met GAM. Gebruik het commando:

gam print users todrive

In jouw Google Drive wordt een spreadsheet aangemaakt met alle gebruikers. De link wordt in je terminal getoond.

GAM UPDATE USER

De gebruikers zijn nu aangemaakt. We gaan ze nu in de juiste OU stoppen.
We gebruiken daarvoor dezelfde csv-file

gam csv beatles.csv gam update org ~ou move users ~e-mail

Opletten met spaties!

De Beatles hebben gelukkig allen namen zonder spaties, maar in de echte wereld ga je natuurlijk wel namen hebben met spaties. Rondom die termen zet je aanhalingstekens.

gam create user pieter.van.den.broecke@uwdomein.com firstname Pieter lastname "Van Den Broecke"

GAM 101_03: Eerste commando’s

Welke commando’s zijn beschikbaar?

Op de GitHub-pagina van GAM staat de volledige documentatie, maar persoonlijk verkies is de Gam Cheat Sheet. Hierin krijg je een overzicht van de meeste commando’s die je kan gebruiken in GAM. We starten met enkele makkelijke.

Een nieuwe gebruiker aanmaken

Het commando gam create user maakt een nieuwe gebruiker aan. Uiteraard moet je de nodige parameters meegeven. Enkel het e-mailadres is verplicht. Andere kan je in de adminconsole later toevoegen of via GAM met het commando gam update user
In de Cheat Sheet vind je dit terug:

cheatsheetusers

De user is het e-mailadres (dat uiteraard binnen jouw domein ligt). Verder geef je bij voorbeeld firstname, lastname, password (eenmalig wachtwoord) als parameters mee. Het volledige commando wordt dan bij voorbeeld

gam create user john.lennon@uwdomein.com firstname John lastname Lennon password Liverp00l

Een organizational unit aanmaken en gebruikers toevoegen

Binnen je Google Directory (de verzameling van al je gebruikers) kan je Organizational Units (OU) aanmaken om je gebruikers te rangschikken. Je kan deze o.a. gebruiken om bepaalde apps en diensten al dan niet toe te staan binnen je organisatie.

Onze gebruiker John Lennon willen we in een OU ‘Beatles’ hebben. Die moet uiteraard nog aangemaakt worden.

gam create org Beatles

Vervolgens verplaatsen we John er naartoe

gam update org Beatles move users john.lennon@uwdomein.com

Volgende stap?

In de volgende tutorial zullen we de andere Beatles in bulk aanmaken in GAM!

GAM 101_02: Installatie

Vereisten

  1. Een computer met internetverbinding
  2. Een Google-account met adminrechten binnen je domein.

Een machine in de cloud

Binnen je Google-domein kan je op cloud.google.com een computer met command line in de cloud gebruiken. Het gebruik van de Shell Editor is bovendien gratis. Je kan deze vinden op https://shell.cloud.google.com

De installatie

Open de Shell Editor en meld aan met jouw Google-account.


Installeer GAM via de command line. Hiervoor gebruik je de terminal in de onderste helft van je scherm. Kopieer onderstaande code en plak in de terminal

bash &lt;(curl -s -S -L https://git.io/install-gam)

Ik ga de installatie hier niet helemaal beschrijven. Je kan ze beter volgen in dit uitstekende filmpje op YouTube. Het plakken en uitvoeren van bovenstaand commando gebeurt op 1:40.
Belangrijk! Volg de instructies in de Shell en de videohandleiding correct. Je zal een aantal keren moeten overschakelen naar een webpagina om permissies te geven. Geef in dit proces niet op als er enkele keren FAIL verschijnt bij het toegang geven aan de API’s.

Test of GAM werkt

Voer volgend commando in de Terminal in:
gam info domain
GAM toont je nu een samenvatting jouw Google-domein

GAM 101_01: Inleiding

Waarom GAM gebruiken?

Voor mij staat de afkorting GAM voor Google Apps Magic.
Het zal je leven als Google administrator (of het nu in G Suite, Google Workspace of de naam die Google volgende week bedenkt is) heel wat aangenamer maken. Vanuit een spreadsheet of database operaties in bulk uitvoeren op je Google-domein zal je veel tijd en onnodige saaie repetitieve taken besparen. Daarnaast kan je ook meer doen dan wat je via de admin-pagina van je Google-domein kan zoals o.a. afspraken rechtstreeks in de agenda van een gebruiker inplannen of Google Classroom-omgevingen aanmaken.

Wat is GAM?

GAM staat voor Google Apps Management en is een command line tool om je Google-domein te beheren. Het programma wordt geschreven en onderhouden door jayOlee en kan je terugvinden op zijn GitHub Je installeert het lokaal op een computer (Linux, macOS, Windows) of remote op een machine die in de cloud staat. Dat laatste geeft het voordeel dat je er overal (mits internettoegang) aan kan werken. GAM is dus géén onderdeel van je Google-domein! Het is een extra programma waarmee je je Google-domein gaat beheren.
Een command line tool, wat is dat? Moet ik dat kennen?
Zoals de naam al zegt is het een programma waarmee je commando’s in tekstvorm uitvoert. In GAM begint zo elk commando met “gam”, gevolgd door wat GAM moet uitvoeren. Een voorbeeld van zo een “lijntje”:

gam create user jan.peeters@mijndomein.com firstname Jan lastname Peeters password TijdelijkWachtwoord1!

Het commando spreekt voor zich: maak een gebruiker aan met een mailadres, voornaam, achternaam en éénmalig wachtwoord.

Hoe GAM gebruiken?

Dit wordt een reeks van tutorials om met GAM aan de slag te gaan. In de eerste plaats zal ik de installatie van GAM in de cloud uitleggen.
We gaan eenvoudige commando’s leren die je rechtstreeks in de CLI (Command Line Interface) kan gebruiken, maar ook snel bulkoperaties leren om reeksen commando’s uit te voeren.
Informatie om je commando’s te voeden zullen we uit spreadsheets halen, maar ook uit een database (die op haar beurt gevoed wordt vanuit bv. een elektronische leeromgeving).

Veel succes!

Open post

Two months a principal, time for reflection

This school year I took up the position as a member of the board of principals at my school. At the end of June, I received the message that I was selected for the job I applied for. During the summer holiday me and the people around me looked forward to August 16th. Today we reached the 2 month marker and this calls for some reflection on the roller coaster ride this has been.

Every day people ask me how I am doing or if I’m still fine. A lot of times that last question is followed by an ironic smile. At the beginning of September my answer was “Ask me that again in a month”. The time has come to give that answer.

These first two months truly have been a roller coaster ride. It’s a cliché but it is the truth. The system controls your life and for a big part that is ok: so many new things come on your path that it’s sometimes very hard to determine what’s important. A lot of these important things are things I was not aware of their existence. I am blessed to be in a tremendously strong team that guides and supports me.

First there are the other members of our board of principals who have the much needed experience. The value  our supporting and coordinating staff is unmeasurable. They make our school run like a well oiled machine and keep me on track. They have the knowledge about legislation and procedures. Without them it is virtually impossible to run a school. I knew that before when I was a teacher and my respect for these people has only grown substantially. 

Our teaching staff is on that same train. Anyone on the street can complain about how much time off a teacher has during holidays but when I see the perseverance of our teachers to create challenging learning experiences inside and outside the school and how they take care of our students, I can say that I am very proud to be a part of this project. 

So how does a principals day look like? In short, it is following your calendar. Of course an agenda and calendar is not new for me, but never before my professional and personal life was so influenced by this. In my case it’s an app of course. 

It seems like it floods automatically. By now I’ve formed the habit of scheduling a lunch break too. When I don’t, I won’t have eaten by the time my working day ends.

In the morning, I schedule tasks, but during the day so many urgent things emerge that I go home with the same tasks to only complete some of them by the time I go to sleep.

Are all these things that important? Until now, not many of the things I’ve done seemed like a waste of time. Meetings, lots of them, about school management, plans for the future and reflecting what has been, extinguishing little fires and preventing an inferno. Oh and learning, learning a lot! I’m lucky these moments have also slipped into my calendar: learning opportunities are essential, but without scheduling them, they would not exist.

Thinking running a school would be a 9 to 5 job is utterly naive. For now the workload is not that unbearable. I’m still looking for an good balance between delegation and taking a task on myself. What does annoy me is being unreachable: all day you’re doing all sorts of things. You want to talk to someone but just can’t fit it in the schedule. You definitely want to speak that one student but … Oh, it’s 5 o’clock and he’s gone home now.

I almost haven’t seen my office in two weeks. I’m not that attracted to the place, but when I’m not in my office it means someone also can not find me there either. In the past, I was sometimes almost offended when I could not find someone in leadership at difficult moments or right at that moment when I needed a decision on something. 2 months ago I pledged to myself I would not make that mistake. By now I’ve realized that is an extremely different goal to reach. You might think people will call you when they really need you, but that is not true. People want to see you and have a face-to-face conversation. This realization only grows every day. Does that mean I have to schedule “office hour” or have a recurring coffee break in the staff room? Maybe. It is in these formal and informal contacts with people you will get to know them to better support and lead them. Being present for your students is on the same level. They don’t drink a coffe with you in the staff room, but knock on your door. If that knock stays unanswered too many times, this is not accommodating your leadership.

For now “family time” is not on my schedule. Coming home is very fulfilling and every day I realize more and more how much my family means too me.

Being present there is also a big focus.

“Do you still think this was a good decision?” asked a friend of mine today. He was astounded when it took some time for me to answer his question. But I answered with a very decisive “yes”. When I think about what we are trying to achieve in our school to give students from our community and far beyond to grow to become great human beings, I am very proud to be a part of that.

This post was a very good reflecting exercise to find my strong and weak points. Let’s meet again in two months: our Christmas tree will be in the house by then.

Time flies when …

Open post

Twee maanden directeur, tijd voor een reflectie

Sinds dit schooljaar ben ik op mijn school aan het werk als lid van het directieteam. Eind juni kwam het verlossende bericht toe dat ik geselecteerd was voor de job waar ik voor kandideerde. Een hele zomervakantie heb ik er naartoe geleefd samen met de mensen rondom mij en 16 augustus kon ik eindelijk aan de slag. Vandaag zijn we 2 maanden verder en wordt het tijd om eens terug te blikken op de rollercoaster die deze periode geweest is.

Dagelijks spreken mensen mij aan met “Hoe gaat het met jou? Zie je het nog zitten (meestal gevolgd door een ironisch lachje)?” en meer van dat. Begin september was mijn antwoord steevast: “Vraag me dat binnen een maand nog eens”. Het wordt dus tijd om daar eens een antwoord op te formuleren.

Deze eerste twee maanden zat ik echt wel op een rollercoaster. Dat lijkt een cliché, maar niets is minder waar. Je wordt geleefd door het systeem en grotendeels is dat maar goed ook: er komen zoveel nieuwe dingen op je af dat je op sommige momenten door het bos de bomen niet meer ziet. Vaak zijn dat dan nog bomen waarvan je het bestaan niet af weet. Ik prijs mezelf heel gelukkig dat ik in een schitterend team terechtgekomen ben die me wegwijs maken en een gigantische steun zijn. In de eerste plaats zijn er mijn collega directieleden die het klappen van de zweep kennen. Van onschatbare waarde zijn de ondersteunende diensten en coördinatoren op onze school die als een goed geoliede machine me van tijd tot stond op het rechte pad houden. Zij zijn als geen ander op de hoogte van wetten, decreten en daaruit voorkomende procedures. Zonder hen kan je simpelweg geen school organiseren. Ik besefte dat al toen ik leerkracht was en dat besef en het bijkomende respect is alleen maar enorm gegroeid.
Het onderwijzend personeel zit in hetzelfde schuitje. Jan-met-de-pet mag dan al smalend doen over “die van ‘t onderwijs met hun verlof”, maar als ik de inzet zie van onze collega’s om elke dag weer zowel zorg te dragen voor onze leerlingen als hen uit te dagen in hun leerproces, zowel in hun lessen als in al die andere zaken die binnen en buiten de school gebeuren, dan ben ik fier dat ik deel mag uitmaken van deze school.

Wat doet zo’n directeur dan de hele dag? Wel, dat komt grotendeels neer op het volgen van je agenda. Uiteraard is een agenda en een planning niets nieuw voor mij, maar nooit eerder werd mijn professionele en persoonlijke leven zodanig bepaald door dat kleinood. In mijn geval is het geen tastbaar ding, maar een online service. Het lijkt alsof die vanzelf vol loopt. Ondertussen plan ik een half uurtje middagpauze ook al in in diezelfde agenda: anders komt het er toch niet van.
‘s Ochtends maak ik plannen op waar dan in de loop van de dag zo veel dringende zaken tussenkomen dat je ‘s avonds met diezelfde planning naar huis gaat om er tot lang nadat de kinderen slapen aan verder te werken.
Zijn dat dan allemaal zo’n belangrijke dingen? Wel, tot nu toe kan ik van weinig dingen zeggen dat ik het als tijdverlies heb beschouwd. Vergaderen uiteraard: over schoolbeleid, organisatie, toekomstplannen en het voorbije evalueren om bij te sturen, brandjes blussen en inferno’s voorkomen. En bijleren, immens veel bijleren. Gelukkig dat die dingen ook in die agenda verschijnen: ze zijn essentieel, maar ik zou er anders geen tijd voor maken onder het mom van “nu zijn er belangrijkere zaken die dringend een oplossing vragen”.

Ach, denken dit het een 9 to 5 job is, zou hopeloos naïef zijn. Op zich is die taakbelasting voorlopig zo storend nog niet. Het is vaak nog zoeken tussen delegeren of zelf uitvoeren.
Wat me al wel behoorlijk stoort, is het onbeschikbaar zijn: de hele dag ben je in de weer met vanalles en nog wat. Je wil iemand dringend spreken, maar je kan gewoon geen moment vinden. Die ene leerling wil je zeker vandaag nog spreken, maar oh, het is al 17u en die is dus naar huis. Het lijkt ook alsof ik mijn bureau al twee weken niet meer gezien heb. Niet dat ik verknocht ben aan dat ding, maar dat betekent dat mensen me ook niet kunnen vinden. Zelf heb ik me vroeger geërgerd aan het feit dat ik een leidinggevende niet kon bereiken op moeilijke momenten of net op die voormiddag dat je een beslissing wou hebben over iets. 2 maanden geleden heb ik me sterk voorgenomen om niet in die val te trappen. Ondertussen besef ik maar al te goed dat dat een aartsmoelijke oefening is. Denken dat mensen je wel zullen bellen als ze je echt nodig hebben, is een foute veronderstelling. Men wil je zien en face-to-face kunnen spreken en dat is terecht. Dat besef wordt met de dag alleen maar groter.
Moet ik een “spreekuur” in mijn agenda zetten of een vaste koffiepauze in de leraarskamer? Misschien wel. Net die momenten van zowel formeel als informeel contact met je collega’s zijn van onschatbare waarde. Beschikbaar zijn voor leerlingen zit in hetzelfde laatje. Zij komen niet mee aan de koffie in de leraarskamer, maar bellen wel aan aan je deur. Als die vaak dicht blijft, bevordert dat je leiderschap helemaal niet.
Momenteel zet ik “tijd met het gezin” nog niet in die agenda. Thuis echt thuiskomen doet enorm veel deugd en ik realiseer me elke dag meer en meer hoeveel mijn gezin voor me betekent. Ook daar is aanwezig zijn een werkpunt en moet ik dat bewaken. Gelukkig kan ik enorm rekenen op een super echtgenote!

“Zie je het nog zitten?” vroeg toevallig vanmiddag een vriend me nog. Hij keek ietwat verbaasd toen hij enkele ogenblikken moest wachten tot ik reageerde: het antwoord kwam niet zo snel als hij verwacht had. Ik heb toch volmondig “ja” geantwoord. Als ik denk aan wat we proberen te realiseren in onze school om de jongeren uit onze buurt en ver daarbuiten te laten opgroeien tot mensen die groots zijn in leren en leven, dan ben ik trots om daar mijn steentje aan te mogen bijdragen.

Dit schrijven was een goeie oefening om mijn sterktes en werkpunten te vinden. We spreken elkaar opnieuw binnen een maand of twee: de kerstboom staat dan al.

Time flies when …

Open post

Tintin in Russia

Last week I had the privilege to present at an event organised at the Moscow Economic School, an IB-school that has an 1:1-iPad implementation. My good friend and fellow Apple Distinguished Educator Konstantin Biryukov invited me once more, two years after attending an event at his other school the Baumann Lyceum in Yoshkar-Ola. This time I was not the only foreign presenter. I was joined by Suzanne Lustenhouwer, ADE from Amsterdam, and Dan Egorov, IT Director from the International School of Azerbaijan.

What have I learned during this visit?

At both the schools Konstantin works, he implemented a “Genius Team”.  This is a team of about 10 highly skilled 16-18y old students who do lots of things. Among these are: giving tech support to other students and teachers, present at school events and provide workshops for teachers and other students. 

During the event I provided a workshop for teachers myself. Since not that many Russian teachers speak English, I had two Geniuses (Maria and Anastasia) who translated for me. These girls were amazing. Not only was their English impeccable, I also noticed their deep knowledge of the topic and presenting skills. We did 5 identical workshops. The 3th time, they were already saying in Russian what I was going to say, the 4th time they anticipated on the workflow, so the last time I could have let them do the workshop!

The other geniuses provided workshops during the event for other students at school on various topics from video editing to coding. During the closing ceremony of the event, they died presentations on what they and the students achieved during the day. I was again struck by the competence of the team members.

It was also very clear to me how technically skilled the members of the Genius Team are: they can help any user with almost any problem. Having these skills with a group of students is an amazing asset for your school. Not only can they speed up troubleshooting and problem solving during classes, they also reduce the burden on the IT team at school.  It also gives the members of the team responsibilities and boosts their self esteem.

When I talked to the team’s coaches, I found out they did thorough selections. Apparently there were many candidates to join the Genius Team. Applicants had to make a video explaining why they should be a member of the team. Each applicant was then scored and the best were selected.

To my opinion, this form of student participation at school is super valuable and exemplary for every school that wants to use technology as a learning tool.

 

images: Phil Zet

Open post

Climate Change in Apple’s Ecosystem

One of the main reasons why we choose iPad in our school as a learning and teaching device is Apple’s ecosystem: impeccable hardware that runs its own superior operating system combined with an app environment that empowers users to be both productive and creative. Apple’s own productivity suite (with Pages, Keynote and Numbers), creative apps (with GarageBand, iMovie and Clips) and educational tools (your iBooks, iTunes U and Classroom) work seamlessly together with the hardware and os to create very rich learning experiences. Upon that layer third-party developers further enhance these opportunities with amazing apps and management possibilities through MDM.
This ecosystem seems to be a complete environment where learning and teaching can thrive. I am still convinced this to be true. Our experiences in our school show a flaw in this systems.
For me personally what binds the Apple ecosystem together is iCloud: it stores my files, photos and calendars, connects my personal devices and connects me with the world through Mail, iMessage and FaceTime. I use it professionally too, but it just doesn’t feel right. This discomfort has one big reason: Apple does not offer a true institution identity.

Identity is the key

Competing educational ecosystems like Google’s G Suite or Microsoft’s Office 365 do offer identity with domain e-mail, (video)chat and file and calendar sharing on an institution level.
Apple has got these tools and they are great, but they all have a personal feel to it. It’s even proven by the naming iCloud, iMessage, …
You can use it with others, but I don’t like to ask colleagues and students several times per day what their Apple ID is or to share their “Me”-contact card from their Contacts-app just to be able to FaceTime them or invite them to a shared Keynote.
Apple already did a great job with Apple School Manager so school admins can create identity for students and teachers, but these managed Apple IDs lack a lot of features people se desperately need in schools. At the top of this list is storage. 5GBs of not upgradable storage is totally insufficient: we want people to have an iCloud backup of their device (because it is really good) and we want rich media Multi-Touch Books (because they are really amazing), but it just can not be stored on 5GBs.
That is why in my school we still have to rely on other services like G Suite. By doing this, the Apple identity importance of our students and teachers shrinks to “that’s the account where you store your backup and the one you use on the App Store”. To my opinion, Apple urgently has to figure out what steps it wants to take to glue its educational ecosystem better together to create even better learning experiences than, we already have with using their amazing technology.

image credit: pexels.com, Public Domain

Scroll to top