Een uiterst krachtige functie van GAM is het genereren van afspraken in de agenda van een gebruiker. Ik gebruik dit binnen onze school o.a. om lessen afstandsonderwijs en oudercontacten in te plannen

Afspraken met gasten hebben ook Google Meet!

Dat is dé krachtpatser van GAM voor Google Calendar. Niet alleen krijgen de gasten die je aan een event koppelt een e-mail, maar ze worden ook automatisch uitgenodigd voor een unieke Google Meet. Bijkomend voordeel is dat jij de eigenaar van het item bepaalt. Die heeft dus ook de volledige controle over de gegenereerde Google Meet (micro muren, externen toelaten, stoorzenders verwijderen, opnames maken, …)

De vereiste parameters:
– calendar het e-mailadres van de host
– addevent maak een event aan
– summary hoe wil je dat het event heet?
– location waar vindt het event plaats?
– description beschrijving van het event
– attendee wie wil je uitnodigen (individueel)?
– notifyattendees verstuur een uitnodiging via mail
– hangoutsmeet voeg een Meet toe
– start en end begin- en einddatum en uur.

UTC en RFC3339

De klok van je Google Cloud Shell staat in UTC. Die loopt dus (vandaag in wintertijd alvast) 1u achter op Belgische tijd. Je kan dit makkelijk checken in je terminal door even het commando date uit te voeren. Je ziet dan “hoe laat het in je Cloud is”.
Het vereiste datumformaat in GAM is RFC3339. Het ziet er als volgt uit:

YYYY-MM-DDThh:mm:ss.000Z

3 minuten na middag op 1 december 2020 wordt dus: 2020-12-01T12:03:00.000Z
Hou rekening met Belgische tijd vs. UTC, dus het wordt dan: 2020-12-01T13:03:00.000Z

Samengevat: Maak een afspraak in de agenda van John en nodig de andere Beatles uit om 16u in de namiddag van 3 december 2020 wordt in GAM:

gam calendar john.lennon@uwdomein.com addevent summary "Eénmalige reünie Beatles" location "Saville Row, London, UK" description "Breng a.u.b. je instrument mee voor dit event" attendee George.harrison@uwdomein.com attendee ringo.starr@uwdomein.com attendee Paul.mccartney@uwdomein.com notifyattendees hangoutsmeet start 2020-12-03T17:00:00.000Z end 2020-12-03T20:00:00.000Z

Je leest dit als:

gam calendar john.lennon@uwdomein.com addevent Maak een event in de agenda van John
summary "Eénmalige reünie Beatles" Noem het Eénmalige reünie Beatles
location "Saville Row, London, UK" Stel de locatie in op Savile Row in London (link naar Google Maps wordt gemaakt!)
description "Breng a.u.b. je instrument mee voor dit event" Voeg ook een notitie toe
attendee George.harrison@uwdomein.com attendee ringo.starr@uwdomein.com attendee Paul.mccartney@uwdomein.com notifyattendees Nodig gasten uit en stuur ze een e-mail
hangoutsmeet Genereer een unieke code voor Google Meet
start 2020-12-03T17:00:00.000Z end 2020-12-03T20:00:00.000Z Definieer start en einde van de afspraak (beide zijn vereist!)

 

Oudercontacten?

In een volgende tutorial toon ik hoe je met een Google Form ouders kan laten intekenen voor een oudercontact en met bulk operaties de afspraken mét unieke Google Meet-codes kan aanmaken voor leerkrachten en ouders. Uiteraard met e-mails en herinneringen.